Gesunde Organisation

Professionelles Absenzenmanagement

Mitarbeitende fallen im Schnitt sechs bis sieben Tage pro Jahr aus – meist weil sie bei der Arbeit oder in der Freizeit einen Unfall hatten oder krank sind. Ausfälle sind kostspielig und haben Folgen: hohe Kosten für den Betrieb, Mehrbelastung für die Vorgesetzten und das Team, Verzögerung bei Produktion und Lieferung. Mit einem professionellen Absenzenmanagement können Sie die Dauer und die Häufigkeit der Absenzen in Ihrem Betrieb reduzieren.

Ressourcen schaffen

Ein professionelles Absenzenmanagement erfordert Ressourcen. Die Geschäftsleitung muss deshalb hinter dem Aufbau und der Umsetzung des Absenzenmanagements stehen und Ressourcen zur Verfügung stellen.

Absenzen richtig erfassen

Wollen Sie ein professionelles Absenzenmanagement einführen? Es empfiehlt sich, bei der Bewirtschaftung der Absenzen nach diesen fünf Phasen vorzugehen:

Meldung der Absenzen, z. B. an Vorgesetzte oder HR-Fachpersonen
Erfassung, z. B. in einem zentralen System
Auswertung und Beurteilung der Kennzahlen

Definition und Umsetzung von Massnahmen. Welche dies sind, kann anhand der Kennzahlenanalyse bestimmt werden
Kontrolle, ob und wie die Massnahmen wirken

Kennzahlen definieren und auswerten

Korrekte und vollständige Daten sind die Voraussetzung für ein erfolgreiches Absenzenmanagement. Erfassen Sie Absenzen systematisch, damit Sie die wichtigen Kennzahlen auswarten und analysieren können. Erheben Sie die Kennzahlen regelmässig und werten Sie sie aus. Denn so können Sie in einem nächsten Schritt Muster und Auslöser von Absenzen erkennen und darauf reagieren.

Bei der Interpretation der Kennzahlen empfiehlt es sich, die Zahlen zuerst von Abteilung zu Abteilung und erst in einem zweiten Schritt mit den Durchschnittswerten in der Branche zu vergleichen. So erhalten Sie die aussagekräftigsten Kennzahlen:

Übertitel

Wissen für die Praxis erwerben

Kostenlose Online-Schulung

Erfahren Sie in der kostenlosen E-Schulung der Suva, wie Sie in Ihrem Betrieb ein gut funktionierendes Absenzenmanagement aufbauen können.

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Kurse zu Absenzenmanagement

Setzen Sie sich in einem Kurs über das Absenzenmanagement intensiv mit dem Thema auseinander.

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Arbeitshilfen

Nutzen Sie die Arbeitshilfen der Suva bei der Einführung und der Umsetzung des Absenzenmanagements.

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Gründe für Absenzen untersuchen und Präventionsmassnahmen festlegen

Warum fallen Mitarbeitende aus? Dies herauszufinden, ist wichtig, um die richtigen Präventionsmassnahmen umzusetzen. In diesem Zusammenhang ist die Analyse der Unfallursachen besonders ergiebig. Listen Sie die häufigsten Auslöser von Berufsunfällen auf. Sie können auch untersuchen, bei welchen Tätigkeiten, an welchen Maschinen, in welchen Prozessen oder zu welcher Tageszeit sich die meisten bzw. schwere Unfälle ereignen.

Es liegt in Ihrer Pflicht, Berufsunfälle und -krankheiten zu verhüten. Viele Präventionsmassnahmen im Zusammenhang mit Berufsunfällen und -krankheiten sind verbindlich. Analysieren Sie auch die Auslöser von Nichtberufsunfällen, damit Sie Ihre Mitarbeitenden für die Unfallrisiken in der Freizeit sensibilisieren können.

Um herauszufinden, wieso es zu häufigen oder längeren Absenzen kommt, empfiehlt es sich, die Betriebskultur und das Führungsverhalten unter die Lupe zu nehmen. Eine unterstützende Unternehmenskultur und ein wertschätzender Umgang der Führungspersonen mit den Mitarbeitenden wirken sich positiv auf die Anzahl und die Dauer von Absenzen aus.

Die passende Betreuung anbieten

Abwesende Mitarbeitende benötigen Betreuung. Legen Sie als Führungsperson je nach Art und Dauer der Absenz fest, ob eine regelmässige Kontaktaufnahme reicht oder ob mehr Unterstützung oder der Beizug einer Fachperson nötig ist.

Die richtige Betreuung fördert die Genesung und die Reintegration. Mit systematischen Rückkehrgesprächen können Sie die betroffene Person auf dem Weg zurück in den Berufsalltag unterstützen.

Realistische Ziele setzen

Setzen Sie jährlich konkrete Ziele. Definieren Sie aufgrund der Kennzahlen beispielsweise, wie viele Ausfalltage Sie in Ihrem Betrieb reduzieren wollen. Realistisch und nachhaltig ist in der Regel eine jährliche Reduktion um fünf Prozent. Wenn Sie bisher kein Absenzenmanagement betrieben haben und es bei Ihnen zu vielen Absenzen gekommen ist, ist auch eine grössere Reduktion möglich. Grundsätzlich ist es sinnvoll, kurz-, mittel- und langfristige Ziele zu setzen. Auch ist es hilfreich, Ziele für das ganze Unternehmen und Ziele nur für einzelne Organisationseinheiten festzulegen.